Activer votre licence Office 365

Votre offre Microsoft 365 via Gaprod

Gaprod propose des licences Microsoft 365 (anciennement Office 365) pour les professionnels et entreprises. Ces licences vous donnent accès à :

• Applications Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote (installations sur 5 PC/Mac, 5 tablettes, 5 smartphones)
• Messagerie Exchange : boîte mail professionnelle de 50 Go avec votre propre domaine
• Teams : messagerie instantanée et visioconférence
• SharePoint : stockage et collaboration de documents en équipe
• OneDrive : stockage cloud de 1 To par utilisateur

Étape 1 : Recevoir les informations d'activation

Après votre commande, Gaprod vous envoie par e-mail :

• L'URL du portail Microsoft 365 Admin Center
• Votre adresse administrateur temporaire (format : admin@votreentreprise.onmicrosoft.com)
• Un mot de passe temporaire

Conservez ces informations en lieu sûr.

Étape 2 : Première connexion au portail Microsoft 365

1. Accéder au portail

   Rendez-vous sur microsoft365.com ou admin.microsoft.com et connectez-vous avec l'adresse administrateur et le mot de passe temporaire fournis par Gaprod.

2. Changer le mot de passe temporaire

   Microsoft vous demandera immédiatement de définir un nouveau mot de passe. Choisissez un mot de passe fort (au moins 14 caractères, avec majuscules, chiffres et symboles) et confirmez-le.

3. Activer l'authentification multifacteur (MFA)

   Microsoft 365 vous invite à configurer la vérification en deux étapes. Cette étape est fortement recommandée pour protéger votre compte. Configurez-la avec l'application Microsoft Authenticator ou un numéro de téléphone.

Étape 3 : Ajouter votre domaine personnalisé

Pour utiliser des adresses e-mail en @votreentreprise.fr plutôt qu'en @onmicrosoft.com, vous devez ajouter et vérifier votre domaine.

1. Accéder aux paramètres de domaine

   Dans le portail d'administration Microsoft 365, cliquez sur Afficher tout dans le menu gauche, puis sur Paramètres → Domaines. Cliquez sur Ajouter un domaine.

2. Saisir votre nom de domaine

   Entrez votre nom de domaine (ex. : votreentreprise.fr) et cliquez sur Utiliser ce domaine.

3. Vérifier la propriété du domaine

   Microsoft vous demande de prouver que vous êtes propriétaire du domaine en ajoutant un enregistrement TXT dans votre zone DNS.

   Microsoft affiche un enregistrement TXT comme :

   MS=ms12345678
   

   Dans cPanel Gaprod → Zone Editor, ajoutez un enregistrement TXT avec cette valeur pour votre domaine.

   Cliquez sur Vérifier dans le portail Microsoft après avoir ajouté l'enregistrement. La vérification peut prendre quelques minutes à quelques heures selon la propagation DNS.

4. Configurer les enregistrements DNS pour la messagerie

   Après vérification, Microsoft vous affiche les enregistrements DNS à ajouter pour activer la messagerie Exchange, Teams et les autres services. Les principaux enregistrements sont :

   • MX : pour la réception des e-mails Exchange
   • CNAME pour Autodiscover : pour la configuration automatique des clients mail
   • TXT SPF : pour l'authentification des e-mails sortants
   • CNAME pour Teams et Skype

   Ajoutez tous ces enregistrements dans votre zone DNS cPanel. Une fois tous les enregistrements ajoutés, cliquez sur Vérifier pour confirmer.

Étape 4 : Créer des utilisateurs

1. Accéder à la gestion des utilisateurs

   Dans le portail admin Microsoft 365, cliquez sur Utilisateurs → Utilisateurs actifs → Ajouter un utilisateur.

2. Remplir les informations de l'utilisateur

   Renseignez pour chaque collaborateur :

   • Prénom et Nom de famille
   • Nom d'affichage (comment leur nom apparaît dans les e-mails)
   • Nom d'utilisateur : choisissez l'adresse e-mail souhaitée (ex. : jean.dupont@votreentreprise.fr)
   • Mot de passe : généré automatiquement ou défini manuellement

3. Attribuer une licence

   Dans la section Licences de produits, cochez la licence Microsoft 365 à attribuer (Business Basic, Business Standard, Business Premium, etc. selon votre abonnement).

   Chaque utilisateur nécessite une licence. Vérifiez que vous avez suffisamment de licences disponibles.

4. Configurer les rôles

   Définissez le rôle de l'utilisateur :

   • Aucun accès d'administrateur : utilisateur standard (recommandé pour la majorité des collaborateurs)
   • Administrateur global : accès complet à tous les paramètres (réservez à 1 ou 2 personnes)
   • Rôles personnalisés : administrateur Exchange, Teams, SharePoint, etc.

5. Créer l'utilisateur et envoyer les informations

   Cliquez sur Terminer l'ajout. Microsoft créé le compte et peut envoyer automatiquement les informations de connexion par e-mail à l'utilisateur.

Étape 5 : Installer les applications Office

Chaque utilisateur licencié peut installer les applications Office sur ses appareils.

1. Se connecter au portail Office

   L'utilisateur se connecte sur office.com avec son adresse e-mail et son mot de passe Microsoft 365.

2. Télécharger Office

   En haut à droite, cliquer sur Installer les applications Office. Choisissez Applications Microsoft 365 pour télécharger Word, Excel, PowerPoint, Outlook et les autres applications.

3. Activer lors de l'installation

   Lors de l'installation, les applications se connectent automatiquement avec le compte Microsoft 365 et s'activent. Aucune clé de licence n'est nécessaire.

Configurer Outlook avec Exchange

Après avoir installé Outlook, la configuration du compte Exchange est automatique :

1. Ouvrir Outlook

   Lancez Outlook. Une fenêtre vous invite à ajouter un compte.

2. Saisir l'adresse email

   Entrez votre adresse e-mail Microsoft 365 (jean.dupont@votreentreprise.fr) et cliquez sur Connexion.

   Outlook détecte automatiquement les paramètres Exchange via Autodiscover et configure le compte sans qu'aucun paramètre manuel soit nécessaire.

Gérer vos licences

Pour ajouter ou supprimer des licences Microsoft 365, contactez le support Gaprod ou accédez à votre espace client. Gaprod gère les modifications de licences et met à jour votre abonnement en conséquence.

Étapes suivantes

• Former vos collaborateurs aux outils Microsoft 365
• Configurer Teams pour la collaboration interne
• Mettre en place des politiques de sécurité dans le portail admin
• Explorer SharePoint pour la gestion documentaire collaborative