Ajouter un utilisateur

Présentation

L'ajout d'un utilisateur dans Microsoft 365 crée un nouveau compte e-mail professionnel, attribue une licence et donne accès aux applications Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, etc.). Cette opération se réalise depuis le Centre d'administration Microsoft 365, accessible à l'administrateur de votre organisation.

Accéder au Centre d'administration

1. Se connecter au portail Microsoft 365

   Rendez-vous sur admin.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte administrateur (adresse e-mail + mot de passe + MFA si activé).

2. Accéder à la gestion des utilisateurs

   Dans le menu de gauche du Centre d'administration, cliquez sur Utilisateurs → Utilisateurs actifs. La liste de tous les utilisateurs de votre organisation s'affiche.

Ajouter un nouvel utilisateur

1. Lancer la création d'un utilisateur

   Sur la page Utilisateurs actifs, cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur. L'assistant de création s'ouvre.

2. Renseigner les informations de base

   Complétez les informations du nouvel utilisateur :

   • Prénom et Nom : nom complet de la personne
   • Nom d'affichage : nom visible dans les e-mails et Teams (ex. : "Marie Dupont")
   • Nom d'utilisateur : partie avant le @ de l'adresse e-mail (ex. : marie.dupont)
   • Domaine : sélectionnez votre domaine dans la liste (ex. : @votreentreprise.fr)

   L'adresse e-mail finale sera par exemple marie.dupont@votreentreprise.fr.

3. Définir le mot de passe

   Choisissez comment définir le mot de passe initial :

   • Générer automatiquement : un mot de passe complexe est généré — vous pouvez le copier et l'envoyer à l'utilisateur
   • Créer un mot de passe : définissez un mot de passe que vous communiquerez à l'utilisateur

   Cochez Exiger que cet utilisateur change son mot de passe lors de sa première connexion pour forcer le changement dès la première utilisation.

   Envoyer les informations par e-mail

   Cochez Envoyer le mot de passe par e-mail au terme de la création et renseignez votre adresse ou celle de votre responsable pour recevoir les informations de connexion. Ne les envoyez pas à l'adresse du nouvel utilisateur qui n'a pas encore accès !

4. Attribuer des licences

   Sélectionnez la ou les licences à attribuer à l'utilisateur parmi celles disponibles dans votre abonnement :

   • Microsoft 365 Business Basic : e-mail, Teams, applications web uniquement
   • Microsoft 365 Business Standard : inclut les applications de bureau (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
   • Microsoft 365 Business Premium : inclut la sécurité avancée (Intune, Defender)

   Cochez les applications à inclure (ou désactivez celles dont l'utilisateur n'a pas besoin) pour optimiser l'utilisation de votre abonnement.

   Licences disponibles

   Si le nombre de licences disponibles est insuffisant, vous serez invité à en acquérir de nouvelles. Chaque utilisateur nécessite une licence. Le coût s'ajoute à votre abonnement mensuel ou annuel.

5. Configurer les informations optionnelles

   L'étape suivante permet de renseigner des informations supplémentaires :

   • Titre du poste : ex. "Responsable commercial"
   • Service (département) : ex. "Marketing"
   • Bureau : localisation de l'employé
   • Numéro de téléphone : fixe et mobile

   Ces informations apparaissent dans l'annuaire de votre organisation (Teams, carnet d'adresses Outlook).

6. Finaliser la création

   Vérifiez le récapitulatif et cliquez sur Terminer l'ajout. Le compte est créé immédiatement et l'utilisateur peut se connecter.

   Notez ou copiez les informations de connexion affichées (nom d'utilisateur et mot de passe provisoire) pour les transmettre à la personne concernée.

Communiquer les informations de connexion

Une fois le compte créé, transmettez à l'utilisateur :

• Son adresse e-mail : prenom.nom@votreentreprise.fr
• Son mot de passe provisoire (il devra le changer à la première connexion)
• L'URL de connexion : outlook.office365.com pour la messagerie
• Le lien vers les applications : microsoft365.com pour accéder à toute la suite

Gérer les rôles et permissions

Par défaut, un nouvel utilisateur n'a pas de droits d'administration. Si vous devez lui accorder des droits supplémentaires :

1. Modifier le rôle de l'utilisateur

   Dans la liste Utilisateurs actifs, cliquez sur l'utilisateur concerné. Dans le volet latéral, cliquez sur l'onglet Rôles puis sur Gérer les rôles.

2. Attribuer un rôle administrateur

   Sélectionnez le rôle approprié :

   • Utilisateur (pas d'accès administrateur) : rôle par défaut, accès uniquement aux applications
   • Administrateur Exchange : gère uniquement la messagerie
   • Administrateur de gestion des utilisateurs : peut créer et gérer les comptes
   • Administrateur global : accès complet — à limiter aux personnes de confiance

   Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Opérations courantes sur les comptes utilisateurs

Réinitialiser un mot de passe

Dans Utilisateurs actifs, cliquez sur l'utilisateur → Réinitialiser le mot de passe. Un nouveau mot de passe provisoire est généré.

Bloquer la connexion d'un utilisateur

En cas de départ d'un employé ou de compte compromis, bloquez immédiatement la connexion : cliquez sur l'utilisateur → Bloquer la connexion. L'utilisateur ne peut plus se connecter mais ses données sont conservées.

Supprimer un utilisateur

Cliquez sur l'utilisateur → Supprimer l'utilisateur. La suppression libère la licence pour un autre utilisateur. Les données sont conservées 30 jours dans la corbeille avant suppression définitive.

Étapes suivantes

Votre nouvel utilisateur est configuré. Guidez-le pour :

• Configurer l'application Outlook sur son ordinateur et son téléphone
• Rejoindre les équipes et canaux Teams de votre organisation
• Activer l'authentification multifacteur pour sécuriser son compte